PERENCANAAN PESAN –PESAN
BISNIS
NAMA : FRISKA
NPM :
14214393
KELAS
: 4EA35
DOSEN : Vely
Randyantini
Tahun Ajaran 2016/2017
UNIVERSITAS GUNDARMA
Perencanaan Pesan Pesan Bisnis
1. Pemahaman Proses Komposisi
Pesan bisnis yang
efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, karena itu
pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan
pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersifat untuk menyatakan ide daripada
mengesankan lawan komunikasi.
Proses komposisi bukan
merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam
penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis,
melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi
komunikasi.
Proses komposisi adalah proses penyusunan
pesan-pesan bisnis, yang meliputi tahapan-tahapan :Perencanaan, meliputi
maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok
pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan digunakan
2. Organisasi dan
Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang
berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata,
kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan
oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung
ide pokok bahasannya.
3. Revisi, proses perbaikan
terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan,
gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat
pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf
telah di ekspresikan dengan benar.
2.
Penentuan Tujuan
Tujuan penulisan pesan
komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan pesan bisnis.
Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjaga itikad baik audiens dan
menciptakan kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa mengesampingkan
tujuan tertentu yang hendak dicapai.
Tujuan umum setiap pesan
bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan, dan menjalin kerjasama
dengan audiens. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu
organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara
lain :
a)
Keputusan untuk
meneruskan pesan
b)
Keputusan untuk menanggapi audiens
c)
Keputusan untuk
memusatkan isi pesan
d)
Keputusan untuk
menetapkan media yang akan digunakan
Sedangkan tujuan komunikasi bisnis meliputi
:
a. Memberi informasi
(informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
b. Memberi persuasi
(persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan
baik dan benar. Terutama dilakukan pada saat melakukan negosiasi bisnis.
c. Melakukan kolaborasi
(collaboring) atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui
jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah dapat melakukan kerjasama
bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
3.
Analisis Audiens
Bila suatu komunikasi
telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah
memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Menyangkut siapa mereka, bagaimana
pemahaman mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, minat mereka,
dan apa yang ingin mereka ketahui.
Untuk menjawab semua itu
perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens tersebut, hal itu
dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a.
Menentukan ukuran dan
komposisi audiens
Audiens dalam jumlah
besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang jumlahnya
sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Untuk audiens yang
berjumlah kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk
dipresentasikan. Sebaliknya, untuk audiens dalam jumlah yang besar, materi
sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format penulisan yang
formal.
b.
Menentukan siapa
audiensnya
Bila audiens yang dituju
lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling dominan yang paling
dominan diantara mereka.
c.
Mengetahui bagaimana
reaksi audiens
Setelah mengetahui
audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan dari
audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang
kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan
saran, perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif.
d.
Mengetahui pemahaman
audiens
Dalam penyampaian
pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri audiens, seperti
latar belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman. Jika terjadi
perbedaan yang terlalu jauh dengan komunikator maka perlu diputuskan seberapa
besar audiens tersebut harus dididik.
e.
Mengetahui bagaimana
hubungan antara komunikator dengan audiens
Jika antara komunikator
dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang komunikator menyampaikan
sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar
audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan
dapat tersampaikan dengan baik.
Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens,
dengan tahapan sebagai berikut:
Menemukan
keinginan audiens
Untuk dapat memenuhi
kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin
diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta. Memberikan
informasi secara keseluruhan beserta tambahannya Harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh
audiens tidak terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum
pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa yang
diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator.
Informasi
yang diberikan harus akurat
Informasi yang
disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat dipertanggung
jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi,
seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta segera
memperbaikinya.
Memilih
ide-ide yang paling menarik bagi audiens
Berusaha untuk menemukan
hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memberikan perhatian khusus
pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah
disampaikan.
Memuaskan
kebutuhan motivasional audiens
Berusaha untuk mengubah
pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang rasional.
Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki tujuan, memotivasi audiens
untuk mengubah perilaku mereka.
4.
Penentuan Ide Pokok
Metode identifikasi terhadap ide pokok :
Teknik Brainstorming
dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran, untuk
mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative dengan
mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Teknik brainstorming yang
sering digunakan antara lain storyteller’s tour, random list, conclusions
finding recommendation (CFR) worksheet, journalistic approach, dan question and
answer chain.
Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyampaian informasi rutin kepada
audiens yang telah dikenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat.
Apabila kita menyampaikannya secara panjang lebar justru akan memakan waktu
lebih lama, terutama jika audiens adalah orang yang tidak kita kenal. Ide pokok
dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia, sehingga
poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan, dan ide-ide pokok yang
disampaikan mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
Komentar
Posting Komentar